O Certificado Digital e a sua Aplicabilidade

A AR Mult fez um estudo sobre as principais aplicabilidades do uso da certificação digital no meio contábil, médico, público e privado em geral. A listagem abaixo é disponibilizada, em primeira mão, para os nossos parceiros e clientes de forma a demonstrar a importância da certificação digital no Brasil.

O diretor da empresa, Fernando Toscano, tem o seguinte comentário: “Se o Brasil quer evoluir, seguir na linha que o presidente Bolsonaro deseja que é a ‘digitalização’ do país, diminuição sensível do uso do papel, desburocratização da máquina pública e, ao mesmo tempo, trazer segurança a um custo competitivo certamente que o caminho é a ‘certificação digital’. Qualquer outro procedimento é insegurança nos processos, aumento da burocracia e atraso relevante em relação às nações mais evoluídas“.

CERTIFICADO DIGITAL – Aplicabilidades

Contábil – e-CAC / CAGED / DIRF / DOI / PERDCOMP / DBF / DCP / DCTF / DCRED / DIF/ DIMOB / DIMOF / DPREV / DTTA / IRPF / HOMOLOGNET / RAIS / SICONFI / SIL / DIPJ (Declaração de Informações Econômico-fiscais da Pessoa Jurídica) e DACON (Demonstrativo de Apuração de Contribuições Sociais).
Contábil – Apresentação dos Livros Fiscais
Contábil – Geração de outorga de procurações no eCAC para uso em nome da pessoa jurídica
Jurídico – Peticionamento eletrônico (Advogados)
Jurídico – Despachos, decisões e alvarás judiciais (Uso pelo Juiz e Serventuários da Justiça)
Médico – Digitalização de prontuários médicos (Médicos, clínicas e hospitais)
Médico – Prescrições (Médicos)
Médico – Atestados Médicos (Médicos) – No ES já é obrigatório (uso exclusivo)
Médico – Acesso ao e-Atestado, criado pela Associação Paulista de Medicina (APM).
Médico – Laudos e Perícias Técnicas Médicas (Médicos)
Médico – Atendimento Médico à distância (Médicos – Autorização formal do CFM)
Médico – Entrega anual do DMED (Declaração de Serviços Médicos) para a Receita Federal (Médicos e Dentistas com CNPJ, prestadoras de serviços de saúde, operadoras privadas de planos de saúde e clínicas médicas de todas as especialidades).
Médico – Apresentação do TISS (Troca de Informações na Saúde Suplementar)
Médico – Tramitação de processos médicos no Conselho Federal de Medicina
Médico – Documentos de segurança e saúde do trabalho (gerados, assinados e guardados em formato digital) è Para uso no Programa de Controle de Médico de Saúde Ocupacional – PCMSO, Programa de Prevenção de Riscos Ambientais – PPRA, Programa de Gerenciamento de Riscos – PGR, Programa de Condições e Meio Ambiente de Trabalho na Indústria da Construção Civil – PCMAT, Programa de Proteção Respiratória – PPR, Atestado de Saúde Ocupacional – ASO, Programa de Gestão de Segurança, Saúde e Meio Ambiente do Trabalhador Rural – PGSSMTR, Análise Ergonômica do Trabalho – AET, Plano de Proteção Radiológica – PRR e Plano de Prevenção de Riscos de Acidentes com Materiais Perfurocortantes.
Privado – Assinatura de contratos (Substitui reconhecimento de firma – validade jurídica e não repúdio)
Privado – Assinaturas de nota fiscal eletrônica, Conhecimentos de Transporte Eletrônico (CTs-e) e Manifestações do Destinatário (NF-e, NFC-e, NFS-e, CT-e)
Privado – O procurador ou representante legal pode assinar digitalmente a escrituração contábil e fiscal da empresa
Privado – Carteiras de Identidade Profissional. Advogados, Administradores, Médicos, Corretores de Imóveis e Contadores podem executar diversas atividades profissionais de forma eletrônica.
Privado – Utilização em sistemas de automação comercial e industrial
Privado – Acesso e operações bancárias (atualmente Banco do Brasil, Itaú e Bradesco)
Privado – Uso obrigatório para todas as empresas inscritas no regime tributário de lucro real ou lucro presumido
Privado – Logins em ambientes virtuais com segurança (inclusive em sistemas para emissão de certificados digitais)
Privado – Emissão de certificados digitais para pessoas físicas e jurídicas somente através de certificado digital do Agente de Registro
Privado – GESP (Gestão Eletrônica de Segurança Privada)
Privado – Acesso a servidores, banco de dados e informações sensíveis de corporações
Privado – Certificado Digital de Servidor (SSL) trazendo segurança na navegação em sites de terceiros
Privado – Assinatura eletrônica do CDE (Canhoto Digital de Entrega de Mercadoria)
Privado – Contratação e Demissão de funcionários bem como documentação pertinente
Público – Sistemas e Documentos Judiciais (e-DOC, na Justiça do Trabalho / e-PET, e-STJ, STJ, STF, inclusive para citações e intimações eletrônicas / Emissão de Certidões em ambientes SSL)
Privado – B2B/B2C – Comércio Eletrônico, via WEB (Segurança nas transações e tráfego de informações)
Público – Sistema Público de Escritura Digital – SPED (ECD e ECF para Contadores e Empresas e eSocial) – Recebe, valida e armazena documentos contábeis e fiscais de empresas e pessoas jurídicas online. Integram o sistema o Sped Contábil, Sped Fiscal, a Nota Fiscal Eletrônica (NF-e) e o Conhecimento de Transporte Eletrônico (CT-e)
Público – SIMEI (Simples Nacional) – Todos os atos de exclusão ou inclusão no Simples Nacional e no SIMEI só poderão ser realizados pelas Prefeituras, Estados e pela Receita Federal do Brasil mediante a utilização da Certificação Digital
Público – SisProuni (Para Mantenedores e para Coordenadores do Sistema)
Público – Sistema de Diárias e Passagens (Agilidade e segurança na aquisição de passagens e no pagamento de diárias dos servidores públicos)
Público – Cadastro Nacional de Entidades Sindicais (MTE CNES) – Portaria nº 268 estabelece o uso obrigatório da certificação digital, emitida conforme a ICP-Brasil, nas solicitações realizadas eletronicamente via internet no Cadastro Nacional de Entidades Sindicais – CNES.
Público – SIDOF – Serviço de Documentos Oficiais (Tramitação de documentos oficiais entre os Ministérios e a Casa Civil da Presidência da República com uso do certificado digital, eliminando papel e dando celeridade ao processo)
Público – Programa Juros Zero (Iniciativa da Financiadora de Estudos e Projetos, FINEP, direcionada a empresas inovadoras com faturamento anual de até R$ 10,5 milhões)
Público – Sistema Integrados de Informações Previdenciária – SIPREV (Os Estados e as Prefeituras prestam contas ao Ministério da Previdência Social sobre os benefícios pagos aos servidores aposentados. A Certificação Digital é exigida na tramitação dessas informações)
Público – Instituto Nacional de Propriedade Industrial – INPI (O certificado digital é usado no cadastramento da Marca via formulário eletrônico e no uso do sistema de Vista Eletrônica de Petições)
Público – Assinaturas eletrônicas de inspeções, contratos, licenças de importação e exportação, dossiês de aprovação, comprovantes de lacração de contêiner, despachos de aduaneiros
Público – Assembleia Legislativa do Estado de São Paulo (Todos os atos e documentos são avaliados e assinados digitalmente pelos Deputados, não existindo mais o trâmite de papéis)
Público – Obrigatório uso do Certificado Digital de Origem (COD) em exportações para a Argentina (permitindo, inclusive, a isenção ou redução de impostos dos acordos internacionais)
Público – SISBACEN – Sistemas de Compensação entre Bancos e remessas/baixas de empresas com capital estrangeiro
Público – Sistema de Pagamento Brasileiro – Gerencia o processo de compensação e liquidação de pagamentos por meio eletrônico, interligando as instituições financeiras credenciadas ao Banco Central do Brasil. Utiliza certificados digitais da ICP-Brasil para autenticar e verificar a identidade dos participantes em todas as operações realizadas.
Público – Sistemas de Contratos de Câmbio (Banco Central) – Liberação de contratos junto a instituições financeiras, recursos para o capital social de empresas estrangeiras e remessa de recursos ao exterior
Público – Receita Federal (e-cac) – Parcelamento de impostos / Renegociação eletrônica de débitos federais e previdenciários / Geração de Parcelas de pagamentos de débitos negociados / Extratos do IRPF de anos anteriores / Apresentação da Declaração Anual de Ajuste (IRPF)
Público – Sistema Integrado de Comércio Exterior (e-SISCOMEX) – Licenciamento de Importações (LI) e registro da Declaração de Importação (DI), além da assinatura de contratos de câmbio em instituições bancárias
Público – Sistema Integrado de Comércio Exterior de Serviços (SISCOSERV), para serviços, intangíveis e outras operações não classificadas ou operações mistas
Público – Central Registral de Serviços Compartilhados (CRSEC), criado pelos cartórios permite, através da certificação digital acesso a diversos serviços tais como protestos, registro civil, títulos e documentos, registro de imóveis, tabelionato de notas (certidões de escritura e procuração), certidões digitais, selo de tempo, assinador de documentos, notificações, protocolos e contratos digitais.
Público – Sistemas Públicos Administrados pela Caixa Econômica Federal (GPS, GFIP, GRRF)
Público – Operações com criptoativos (Envio obrigatório de informações a SRF – PJ/PF/Corretoras)
Público – Declaração e Pagamento do ITR (Imposto Sobre a Propriedade Territorial Rural)
Público – Declaração de Rendimentos Pagos a Consultores por Organismos Internacionais (DERC)
Público – Atendimento de devedores de órgãos e entidades federais (Sistema Sapiens, AGU e PGR)
Público – SISCONSIG (Sistema de Consignações do Exército)
Público – COMPRASNET – Portal oficial de compras do Governo Brasileiro, com uso obrigatório, do certificação digital (propostas, editais, contratações, recursos, etc)
Público – DOC (Documento de Origem Florestal)
Público – CNO (Cadastro Nacional de Obras) – Banco de dados que contém informações cadastrais de obras de construção civil e de seus responsáveis, pessoas físicas ou jurídicas. Para consultar, inscrever e alterar os dados de uma obra, o contribuinte deve acessar o Cadastro Nacional de Obras (CNO)
Público – Informações ao Ministério do Trabalho sobre a movimentação de pessoal (CAGED)
Público – Uso no eSocial
Público – Cadastro Específico do INSS (CEI) – Utilizado em diversas obrigações (Empresas e equiparados desobrigados de inscrição no CNPJ ou que ainda não a tenham efetuado e toda obra de construção civil).
Público – CAEPF – O Cadastro de Atividade Econômica da Pessoa Física (CAEPF), administrado pela Receita Federal, é obrigatório para contribuintes individuais como feirantes, produtores rurais ou aqueles que recebam prestação de serviço de outras pessoas físicas.
Público – Juntas Comerciais – nas JCs eletrônicas (Constituição, fusão, cisão, incorporação de empresas; Registro de Atos Constitutivos; Assembleias Gerais Ordinárias e/ou Extraordinárias – AGOs e/ou AGEs; Distratos; Outros registros de interesse privado, como balanços, etc.).
Público – Detran (Transferência de pontuação) – Atualmente RJ/MG
Público – e-CNH (Carteira Nacional de Habilitação digital, via smartphones)
Público – Anvisa (Atestado Internacional de Vacina e envios de relatórios)

Informações de Relevância:

É essencial saber que existem diferenças entre a assinatura digital e a assinatura eletrônica.  Apesar de parecerem sinônimos, esses termos acabam diferenciando duas formas de assinatura e, dependendo da ocasião, isso faz toda a diferença.

Diferentemente da assinatura digital, a assinatura eletrônica não requer um certificado digital. Ela é gerada por meio da grafia da assinatura usando a tela de um dispositivo, como o computador, o celular ou o tablet. Ela pode ter eficácia probatória, mas depende de vários critérios.

Sendo assim, recomenda-se seu uso apenas para documentos de baixo risco financeiro e curto prazo, como recibos de entrega, contratos de serviços e financiamentos, entre outros. Quando o documento necessitar de reconhecimento de firma ou autenticação em cartório, a opção correta é sempre a assinatura digital.

Redução de despesas e sustentabilidade

  • Economia de tempo em relação à tarefa manual.
  • Até 80% de redução de custo com papel e impressão de documentos.
  • Não há mais gastos com motoboy e deslocamentos.
  • Não há mais gastos com cartório e autenticações de documentos.
  • Não há mais gastos com armazenamento de documentos e locação de espaço físico.

Economizar papel é uma das práticas que podem ajudar o meio ambiente. Para criar 15 resmas de papel A4 é necessário usar uma árvore inteira. Faça as contas de quantas árvores são necessárias para um ano de impressões de documentos em uma empresa.

FONTES: ITI, PORTAL BRASIL e AR MULT.